10月24日下午, 杭州市園林綠化股份有限公司2014年第四季度檔案工作會議在公司7樓多功能室順利召開。本次會議主要是總結(jié)第三季度的檔案工作，肯定成績，查找不足，從而順利完成下一季度的檔案工作。行政管理總部總經(jīng)理吳憶明、總裁辦副主任干小考、專職檔案員張潔及各部門兼職檔案員共18人參加了會議。會議由辦公室副主任李穎新主持。
會議開始，張潔首先介紹了檔案兼職人員的變動情況，并對大家的工作職責(zé)進(jìn)行宣貫。接著，針對檔案的歸檔范圍和保管期限要求，對各部門需要?dú)w檔的文件做了詳細(xì)的說明，特別是目前檔案中缺少的門類和內(nèi)容，要求兼職檔案員在日常工作中一定要有概念和目的的保管。李穎新補(bǔ)充說：“巧婦難為無米之炊”，只有了解了什么資料是重要的，需要?dú)w檔的，才能在日常工作中做好收集工作，珍貴的文件資料才能保存下來，希望各部門負(fù)責(zé)人和兼職檔案員能更仔細(xì)的研究檔案歸檔文件有哪些組成，積極促進(jìn)本部門檔案材料的收集工作。最后，張潔匯報了第三季度檔案的歸檔和利用情況，第三季度移交并歸檔檔案共計465件，核查歸檔積壓檔案76卷388 件，提供借用、掃描復(fù)印等利用服務(wù)197卷625件次，檔案的按時歸檔率96.5%，數(shù)字檔案系統(tǒng)與外部統(tǒng)計數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)同步更新。
吳憶明對各兼職檔案員為檔案工作有序、規(guī)范地進(jìn)行所付出的辛勤勞動表示了肯定，同時，對不足之處也提出了具體的改進(jìn)要求：一、結(jié)合文件蓋章審批的時間，各部門要加強(qiáng)檔案的催繳力度，提高檔案歸檔的效率，實(shí)現(xiàn)檔案百分之百按時歸檔；二、提高檔案的計算機(jī)數(shù)據(jù)化，創(chuàng)新工作方法，實(shí)現(xiàn)掃描文件的自動比對作業(yè)，提高工作效率；三、兼職檔案員要在部門會議中，向各部門負(fù)責(zé)人和部門員工提出檔案工作的具體要求，提高部門員工的歸檔意識；四、希望大家繼續(xù)做好各部門的檔案管理工作，進(jìn)一步提高對檔案工作重要性、必要性、緊迫性的認(rèn)識，提高管理水平，充分發(fā)揮好檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。
會議現(xiàn)場